ファイリングシステム　ファイル・フォルダ　ライオン事務器

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　デジタル・ファイリングのシステムの導入には、紙ベースでのファイリングシステムの確立は不可欠です。この二つは根本的なしくみやルールが全く同じなので、まず、ファイリングシステムの構築を進めるために紙ベースでファイリングの基礎を学びましょう。
　ファイリングとは文書をフォルダーに挟んだり、ファイルにとじ込む作業をさします。そのひとつの作業を組織化しルール化したものをファイリングシステムと呼んでいます。ファイリング方式には大きく分けて次の4種類が普及しています。
　しかし、すべての文書管理体系に対応できる万能なファイリング方式はありません。いずれの方式にも長所と短所があり、向き不向きがあるからです。それを十分理解したうえで最も適したファイリング方式を選ぶことが大切です。

　概して他のファイリング方式よりも集中管理の傾向は強くシステマチックです。米国のレコードマネジメント管理手法ですから、合理的であり体系的です。フォルダーや文書量の増加に対して柔軟性があり、大規模なファイリングシステムの構築に向いています。組織体も全員が同一のルールに従い、文書管理の運用を担っているという意識が前提になります。

　このファイリング方式の長所と短所をよく理解して、4種類のファイリング方式の中から最適な方法を選んでください。

【　長所　】

【　短所　】

・	1件に1フォルダーで管理しやすい。書類やフォルダーの増加にも柔軟に対応可能。
・	分類の変更もファイル基準表上で簡単にできる。
・	初期投資を除き、用具の維持費は一番廉価である。
・	フォルダーの厚み以外は全部書類であり、アソビは不要。他のシステムより格段に収納効率が高い。

・	維持することに努力が必要。ファイリング・クラークも必要。
・	専用のキャビネットが必要であるため初期投資が高額。
・	分類が体系的であるので一覧性や視認性に欠ける。
・	少数のルール破りが致命傷になりやすい。

	【個別フォルダー】厚紙を2つ折にした書類ばさみで、ファイリングシステムの小分類のタイトル名を記入するための見出しがついています。この見出しのことを「山」といい、また名称の「個別」とは最小単位である小分類名のことを指しています。個別フォルダーには長いタイトル名が記入できるように、他のフォルダーの2倍の幅である1/3の山となっているのが特長です。通常はフォルダーに約60枚までの文書を収納します。
	【雑フォルダー】個別フォルダーを作成するほどの文書量が無い場合や分類咲きがまだキチンと決まっていない書類を一時的に雑居させるフォルダーです。ただし、分類の書類はたまりやすいので注意が必要です。
	【持出しフォルダー】やりかけフォルダーともいいます。組織内の文書は共有が大原則ですが、退社（退庁）時にやりかけの文書まで個別フォルダーに分類することはできません。そこで案件ごとにこのフォルダーに割り当て、保管場所を決めておけば、担当者が急に休んでも困ることはありません。フタとマチがついていて、貸出し文書を入れて貸出し時に使用することもあるので、持出しフォルダーと呼びます。
	【オープン型（ケンドン型引出し用）用品】バーチカル・ファイリング用品をそのまま横型キャビネットやケンドン式の引き出しでは使いにくいので、Mだし山がサイドに付いたものを使用します。オープン書庫で使用するためオープン型といいます。
	【ハンガーフォルダー】引き出し内の両側にレールがついたキャビネットで、個別フォルダーの代わりに使用します。見出しを左右にスライドできるのでガイドが不要です。また、見出しを雁行スタイルにアレンジすると閲覧しやすくなります。主に伝票やパンフレット等の管理に向いています。

1. 文書が比較的多い部門	4. 大規模ファイリングシステムの構築
2. 期ごとの文書の発生量にバラツキが多い部門	5. ファイリング・クラークをおく余裕がある部門
3. 全員がシステムをより理解し、ルールを守ることができる部門

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